Markpóstur til viðskiptavina

Markpóstur til viðskiptavina

Nýverið sendi LOGOS út fréttabréf til þeirra sem skráðir eru á póstlista um persónuvernd. Þar fjallar Áslaug Björgvinsdóttir einn af eigendum LOGOS um markpóst til viðskiptavina.

Fréttabréfið má lesa hér fyrir neðan. Bendum einnig áhugasömum á að skrá sig á póstlista LOGOS  um persónuverndarmál.

Markpóstar til viðskiptavina – að ýmsu er að huga

Öflug markaðssetning á vörum og/eða þjónustu er mikilvægur hluti af rekstrargrundvelli flestra fyrirtækja. Fyrirtæki nýta mismunandi leiðir til markaðssetningar en útsending auglýsinga- og kynningarefnis er oftar en ekki hluti af þeim aðferðum sem notaðar eru.

Þegar auglýsinga- og kynningarefni er beint að tilgreindum hópi viðtakanda er í flestum tilvikum nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar. Á það t.a.m. við þegar auglýsinga- og kynningarefni er sent viðtakanda með tölvupósti, svokölluðum markpósti. Er þá í öllu falli unnið með netföng viðtakenda sem teljast til persónuupplýsinga í skilningi persónuverndarlaga. Skiptir þar ekki máli hvort um vinnutengd netföng er að ræða eða ekki.

Vinnsla með persónuupplýsingar verður ávallt að grundvallast á einhverri heimild. Þegar kemur að sendingu markpósta eru það fyrst og fremst tvær heimildir sem koma til skoðunar á grundvelli persónuverndarlaga, annars vegar samþykki viðkomandi og hins vegar lögmætir hagsmunir.

Til að hægt sé að byggja á samþykki verður viðtakandi að hafa, með athöfnum,  samþykkt móttöku á markpósti frá viðkomandi fyrirtæki. Samþykkisins verður að afla með sérstökum hætti, óháð öðrum skilmálum, og má samþykkið ekki vera forsenda viðskipta eða þvingað með öðrum hætti.

Þegar senda á einstaklingum sem ekki eru þegar viðskiptavinir fyrirtækis markpóst verður að byggja slíka vinnslu á samþykki. Byggir það jafnframt á skilyrðum fjarskiptalaga.

Í tilviki viðskiptavina hafa fyrirtæki hins vegar oft val um það hvort þau byggja vinnslu er tengist markpóstum á samþykki þeirra eða áðurnefndum lögmætum hagsmunum. Við mat á því hvora leiðina skuli fara eru ýmis atriði sem koma til skoðunar. Í framkvæmd hafa mörg fyrirtæki farið þá leið að byggja markpósta til viðskiptavina á lögmætum hagsmunum og þá fyrst og fremst vegna þess að póstlistinn minnkar yfirleitt umtalsvert ef á honum eru einungis þeir sem sérstaklega hafa veitt samþykki fyrir slíkum sendingum.

Nýr úrskurður frá Persónuvernd leggur þó ákveðin lóð á vogaskálarnar því samkvæmt honum þurfa fyrirtæki að komast yfir ákveðnar hindranir svo hægt sé að senda viðskiptavinum markpóst á grundvelli lögmætra hagsmuna. Fyrirtæki verða þannig annars vegar að veita viðskiptavinum sínum tækifæri til þess að andmæla því að þeim sé sendur markpóstur og tryggja að ekki sé sendur póstur á þá sem hafa komið slíkum andmælum á framfæri. Auk þess verða fyrirtæki, áður en markpóstur er sendur á viðskiptavini, að tryggja að þeir séu ekki skráðir á svokallaða bannskrá sem Þjóðskrá Íslands heldur utan um. Byggir þessi niðurstaða annars vegar á ákvæðum persónuverndarlaga og hins vegar ákvæðum fjarskiptalaga.

Umræddur úrskurður Persónuverndar varðar einstakling sem hafði fengið markpóst frá fyrirtæki sem hann var í viðskiptum við. Viðskiptavinurinn hafði áður andmælt slíkum markpósti við fyrirtækið sjálft en auk þess var hann skráður á bannskrá Þjóðskrár. Fyrirtækið viðurkenndi að ekki hefði átt að senda viðskiptavininum umræddan póst þar sem hann hefði andmælt sendingunni sérstaklega gagnvart fyrirtækinu en lét á það reyna að það hefði mátt senda honum markpóstinn þrátt fyrir skráningu á bannskrá þar sem um viðskiptavin væri að ræða.

Niðurstaða Persónuverndar er hins vegar skýr um að túlka þurfi ákvæði persónuverndarlaga og fjarskiptalaga saman með þeim hætti að viðskiptavinir geti ekki aðeins komið andmælum á framfæri við viðkomandi fyrirtæki heldur geti einstaklingar jafnframt skráð sig á bannlista og þar með andmælt öllum markpóstum, hvort sem slíkir markpóstar koma frá þjónustuaðilum viðkomandi eða þriðju aðilum.

Umrædd niðurstaða kann að leiða til þess að fyrirtæki endurhugsi á hvaða grundvelli þau ákveða að senda viðskiptavinum sínum markaðsskilaboð.

Þá kann þessi niðurstaða jafnframt að kalla á breytta framkvæmd við notkun á markpóstum þar sem fyrirtæki þurfa að hafa nafn og/eða kennitölu einstaklinga við þau netföng sem fyrirhugað er að senda markpóst á, til þess að geta kannað hvort viðkomandi er skráður á bannskrá.

Fyrir nánari upplýsingar um ofangreint vinsamlegast hafið samband við Áslaugu Björgvinsdóttur, (aslaug@logos.is), meðeiganda á LOGOS og sérfræðing í persónuvernd.